Ob sich ein KI-Agent rechnet, lässt sich mit einer einfachen Methode abschätzen. Du brauchst keine Tabellenkalkulation mit zwanzig Reitern, sondern ehrliche Antworten auf drei Fragen. Dieser Artikel zeigt die Formel, rechnet ein Beispiel mit klar gekennzeichneten Annahmen durch und erklärt, woran du nach einigen Monaten erkennst, ob die Rechnung aufgeht.
Die Formel in drei Schritten
Schritt 1: Wie viele Stunden Routine fallen pro Monat an? Gemeint ist wiederkehrende Arbeit nach festem Muster: Angebote aus E-Mails übertragen, Termine bestätigen, Daten zwischen Programmen abgleichen, Standardanfragen beantworten.
Schritt 2: Was kostet eine dieser Stunden voll belastet? Nicht nur der Bruttolohn, sondern auch Arbeitgeberanteile, Arbeitsplatz und Ausfallzeiten. Bist du selbstständig, setze an, was du in dieser Zeit sonst abrechnen könntest.
Schritt 3: Welchen Anteil kann der Agent übernehmen? Selten sind es hundert Prozent. Ausnahmen, Rückfragen und Freigaben bleiben bei Menschen.
Daraus ergibt sich die monatliche Bruttoersparnis:
Stunden Routine × Stundenkosten × übernommener Anteil
Davon ziehst du die Zeit ab, die für Prüfen und Freigeben neu dazukommt. Das Ergebnis ist die Nettoersparnis. Ihr gegenüber stehen die einmalige Einrichtung und der monatliche Betreuungsbeitrag.
Ein Rechenbeispiel
Alle Zahlen in diesem Beispiel sind Annahmen zur Veranschaulichung. Sie stammen nicht aus einem Kundenprojekt und sind keine Preisangabe.
| Schritt | Annahme | Ergebnis |
|---|---|---|
| Routine pro Monat | 60 Stunden | |
| Stundenkosten voll belastet | 50 € | 3.000 € Routinekosten |
| Übernommener Anteil | 50 % | 1.500 € Bruttoersparnis |
| Neue Prüfzeit | 5 Stunden × 50 € | − 250 € |
| Nettoersparnis pro Monat | 1.250 € | |
| Einrichtung (einmalig) | 6.000 € | |
| Monatsbeitrag | M (laut Angebot) |
Den Monatsbeitrag führen wir bewusst als Variable M. Er hängt vom Umfang ab und steht erst im Angebot.
Der Break-even
Der Zeitpunkt, ab dem sich die Einrichtung bezahlt gemacht hat, berechnet sich so:
Monate bis Break-even = Einrichtung ÷ (Nettoersparnis − Monatsbeitrag)
Im Beispiel: 6.000 € ÷ (1.250 € − M).
Daraus kannst du umgekehrt ablesen, welcher Monatsbeitrag zu deinem Ziel passt. Soll sich die Einrichtung nach zwölf Monaten bezahlt gemacht haben, muss die Differenz mindestens 500 € betragen. Der Monatsbeitrag dürfte in diesem Beispiel also höchstens 750 € betragen. Bei einem Ziel von 24 Monaten wären es höchstens 1.000 €.
Liegt der Monatsbeitrag über der Nettoersparnis, rechnet sich der Agent allein über die Zeitersparnis nicht. Dann müssen andere Effekte den Unterschied machen, etwa schnellere Antworten an Kunden, weniger Fehler oder wegfallende Software-Abos.
Was die Rechnung verzerrt
Drei Punkte werden häufig übersehen:
Anlaufphase. In den ersten Wochen übernimmt ein Agent meist weniger als geplant, weil Sonderfälle noch nachgeschärft werden. Rechne für die ersten ein bis zwei Monate vorsichtig.
Geschätzte Stunden. Bauchgefühl liegt bei Routinearbeit oft daneben. Schreib zwei Wochen lang mit, wie lange die Aufgabe tatsächlich dauert.
Wegfallende Kosten. Wenn ein Ablauf neu aufgesetzt wird, entfällt manchmal ein Werkzeug. Diese Ersparnis gehört in die Rechnung, ebenso wie eine Übergangszeit mit doppelten Abos.
Checkliste: So misst du ehrlich
- Zwei Wochen lang Zeit für die Aufgabe mitschreiben, inklusive Unterbrechungen
- Stundenkosten voll belastet ansetzen, nicht nur den Lohn
- Übernommenen Anteil vorsichtig schätzen und nach dem Start messen
- Prüf- und Freigabezeit als neue Kosten eintragen
- Software, die wegfallen kann, mit Kündigungsfrist notieren
- Nach drei Monaten dieselbe Messung wiederholen und vergleichen
Was sich nicht in Euro rechnen lässt
Manche Effekte tauchen in der Formel nicht auf, sind aber real. Wer nicht mehr Angebote abtippt, hat Zeit für Kundengespräche. Eine Anfrage, die am selben Tag beantwortet wird, wird öfter zum Auftrag. Und weil jeder Schritt protokolliert ist, lassen sich Fehler schneller finden als in einem Ablauf, der nur in einem Kopf existiert.
Diese Punkte solltest du nicht in Euro umrechnen, um die Zahl schönzurechnen. Notiere sie aber als zweite Spalte in deiner Bewertung.
Beispiele entdecken, einen begleiteten Umzug planen oder Kosten vergleichen.
Häufige Fragen
Was gehört in die Stundenkosten?
Neben dem Bruttolohn auch Arbeitgeberanteile, Arbeitsplatz, Urlaub und Krankheit. Als Selbstständige rechnest du mit dem Betrag, den du in dieser Zeit sonst abrechnen könntest.
Was passiert, wenn der Agent weniger übernimmt als geplant?
Dann verlängert sich der Break-even. Deshalb lohnt es sich, vorsichtig zu schätzen und nach dem Start zu messen. Oft lässt sich der Anteil durch Nachschärfen von Sonderfällen erhöhen.
Woran erkenne ich nach drei Monaten, ob es sich lohnt?
Wiederhole die Zeitmessung vom Anfang und vergleiche Routinezeit, Prüfzeit und Fehler. Liegt die Nettoersparnis über dem Monatsbeitrag, bist du auf Kurs.