Die häufigste Frage im Erstgespräch lautet: "Kann der Agent mit unserem Programm arbeiten?" Die Antwort hängt weniger vom Namen des Programms ab als davon, wie man an die Daten herankommt. Dieser Artikel erklärt die drei Wege, zeigt Beispiele nach Kategorie und beschreibt, was wir prüfen, bevor wir eine Zusage machen.
Drei Wege in ein System
1. Schnittstelle (API). Viele Programme bieten eine dokumentierte Schnittstelle, über die andere Software Daten lesen und schreiben kann. Das ist der stabilste Weg. Rechte lassen sich fein einstellen, Änderungen sind nachvollziehbar, und das Programm bleibt bedienbar wie gewohnt.
2. Export und Datei. Manche Programme geben Daten nur als Export heraus, etwa als CSV- oder Excel-Datei, oder nehmen einen Import entgegen. Dann arbeitet der Agent mit diesen Dateien: Er liest den Export, bereitet Daten auf und legt eine Importdatei bereit. Das ist weniger direkt, aber oft völlig ausreichend, zum Beispiel für monatliche Auswertungen.
3. Bedienung der Oberfläche. Gibt es weder Schnittstelle noch Export, kann ein Agent in manchen Fällen die Oberfläche bedienen, so wie ein Mensch mit Maus und Tastatur. Ob das zuverlässig funktioniert, prüfen wir im Einzelfall. Anmeldung mit zweitem Faktor, häufige Änderungen am Layout oder Captchas können diesen Weg aufwendig oder unmöglich machen.
Beispiele nach Kategorie
Die folgende Übersicht nennt verbreitete Programme als Beispiele. Sie ist keine Liste bestehender Anbindungen. Was in deinem Fall möglich ist, klären wir bei der Prüfung.
| Kategorie | Beispiele | Typischer Weg |
|---|---|---|
| E-Mail und Kalender | Outlook, Gmail | Schnittstelle |
| CRM | HubSpot oder ein CRM in deiner Umgebung | Schnittstelle |
| Buchhaltung | DATEV, lexoffice | Häufig Export und Import, teils Schnittstelle |
| Onlineshop | Shopify | Schnittstelle |
| Dateiablage | Dropbox, Cloud-Speicher | Schnittstelle oder Dateiablage |
| Team-Chat | Slack | Schnittstelle |
| Tabellen | Excel | Datei |
| Branchensoftware | Praxis-, Kanzlei-, Warenwirtschaftsprogramme | Sehr unterschiedlich, Einzelprüfung |
Bei Branchensoftware ist die Spanne am größten. Manche Programme haben moderne Schnittstellen, andere bieten nur einen Export, und bei einigen bleibt nur die Oberfläche.
Datenumzug als Spezialfall
Nicht jede Anbindung ist dauerhaft. Oft geht es zuerst darum, Daten sauber von einem System ins nächste zu bringen, zum Beispiel Kontakte in ein neues CRM. Hier zählt Sorgfalt mehr als Tempo.
Zwei Beispiele aus der Praxis: Ein Anbieter von Online-Sprachkursen hat 2.950 Newsletter-Kontakte umgezogen, ohne dass dabei eine einzige Mail versehentlich verschickt wurde. Eine Galerie hat 5.992 Kontakte übernommen und dabei alle 1.594 Abmeldungen erhalten. Gerade Abmeldungen und Einwilligungen dürfen beim Umzug nicht verloren gehen.
Was wir prüfen, bevor wir etwas zusagen
Eine Zusage ohne Prüfung wäre unseriös. Diese Punkte klären wir vorher:
- Zugang: Gibt es eine Schnittstelle, einen Export oder nur die Oberfläche?
- Rechte: Lässt sich ein eigenes Konto mit minimalen Rechten für den Agenten einrichten?
- Grenzen: Hat die Schnittstelle Mengenbegrenzungen oder kostenpflichtige Stufen?
- Datenformat: Sind die Daten einheitlich genug, um sie automatisch zu verarbeiten?
- Testmöglichkeit: Gibt es ein Testkonto oder eine Kopie, an der wir gefahrlos ausprobieren können?
- Freigaben: Welche Schritte haben Außenwirkung und brauchen deine Freigabe?
- Protokoll: Lässt sich jeder Schritt des Agenten nachvollziehen?
- Vertrag: Erlauben die Nutzungsbedingungen des Anbieters den automatisierten Zugriff?
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, wissen wir, welcher Weg infrage kommt und was er kostet.
Minimale Rechte, klare Freigaben
Egal welcher Weg: Ein Agent bekommt nur die Rechte, die er für seine Aufgabe braucht. Ein Agent, der Termine vorbereitet, sieht den Kalender, aber keine Rechnungen. Alles mit Außenwirkung, also Versenden, Löschen oder Veröffentlichen, gibt ein Mensch frei. Jeder Schritt wird protokolliert.
Das gilt auch für die Bedienung der Oberfläche. Gerade dort ist es wichtig, dass der Agent ein eigenes Konto nutzt und nicht das Konto einer Person aus deinem Team.
Beispiele entdecken, einen begleiteten Umzug planen oder Kosten vergleichen.
Häufige Fragen
Unsere Software hat keine Schnittstelle. Geht es trotzdem?
Oft ja, über einen Export oder in manchen Fällen über die Bedienung der Oberfläche. Welcher Weg zuverlässig funktioniert, prüfen wir im Einzelfall, bevor wir etwas zusagen.
Ist die Bedienung der Oberfläche zuverlässig?
Sie ist der empfindlichste der drei Wege. Änderungen am Layout oder zusätzliche Anmeldeschritte können sie stören. Deshalb bevorzugen wir Schnittstelle oder Export, wo es sie gibt.
Welche Rechte bekommt der Agent in meinen Programmen?
Nur die, die er für seine Aufgabe braucht, über ein eigenes Konto. Versenden, Löschen und Veröffentlichen gibt ein Mensch frei, und jeder Schritt wird protokolliert.