Kaum ein Unternehmen plant seinen Software-Stack. Er wächst. Jemand braucht schnell ein Werkzeug für Umfragen, ein anderes Team testet eine Projektverwaltung, und irgendwann zahlt die Firma für drei Programme, die ungefähr dasselbe tun. Dazu kommen Daten, die in jedem dieser Programme ein bisschen anders aussehen. Dieser Artikel zeigt, wie du in fünf Schritten aufräumst.
Schritt 1: Inventur
Bevor du irgendetwas kündigst, brauchst du eine vollständige Liste. Die beste Quelle sind nicht Erinnerungen, sondern Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen der letzten zwölf Monate. Dort tauchen auch Abos auf, die jemand vor Jahren abgeschlossen hat.
Für jedes Werkzeug hältst du fest:
| Spalte | Frage |
|---|---|
| Werkzeug | Wie heißt es, wofür wird es genutzt? |
| Kosten | Was kostet es pro Monat, inklusive Zusatzfunktionen? |
| Lizenzen | Wie viele Nutzer sind bezahlt, wie viele aktiv? |
| Verantwortlich | Wer kümmert sich darum? |
| Daten | Welche Daten liegen dort, und gibt es sie auch anderswo? |
| Abhängigkeiten | Welche anderen Werkzeuge greifen darauf zu? |
| Vertrag | Monatlich oder jährlich, wann ist die nächste Kündigungsfrist? |
Schon diese Tabelle bringt oft Überraschungen: Lizenzen für Personen, die längst nicht mehr im Unternehmen sind, oder ein Jahresabo, das sich gestern verlängert hat.
Schritt 2: Doppelungen und Leerlauf finden
Sortiere die Liste nach Aufgabe statt nach Werkzeug. Wo stehen mehrere Programme für dieselbe Aufgabe? Typische Kandidaten sind Dateiablage, Videokonferenz, Aufgabenlisten, Formulare und Newsletter.
Achte auch auf Werkzeuge, die kaum genutzt werden. Viele Programme zeigen in der Verwaltung, wann sich jemand zuletzt angemeldet hat. Eine Lizenz, die seit Monaten niemand nutzt, ist ein schneller Gewinn.
Schritt 3: Datensilos erkennen
Teurer als doppelte Abos ist oft doppelte Arbeit. Wenn ein Kunde im CRM, in der Buchhaltung und in einer Excel-Liste steht, muss jede Änderung dreimal gepflegt werden. Irgendwann stimmen die Stände nicht mehr überein, und niemand weiß, welcher richtig ist.
Markiere in deiner Inventur, welche Daten in mehreren Werkzeugen vorkommen. Frag dich bei jedem dieser Datensätze: Wo ist die eine Quelle, der alle anderen folgen sollen?
Schritt 4: Behalten, verbinden oder ablösen
Für jedes Werkzeug triffst du eine von drei Entscheidungen.
Behalten, wenn es gut funktioniert, gerne genutzt wird und keine Daten doppelt hält. Gerade Spezialsoftware deiner Branche bleibt oft genau richtig.
Verbinden, wenn das Werkzeug gut ist, aber Daten von Hand hin und her wandern. Eine Schnittstelle oder ein regelmäßiger Export kann das Übertragen ersetzen. Hier kann auch ein Agent einspringen, der Daten abgleicht und Unstimmigkeiten meldet.
Ablösen, wenn ein anderes Werkzeug dieselbe Aufgabe bereits abdeckt, die Kosten nicht zum Nutzen passen oder die Daten dort schlecht herauszubekommen sind.
Es muss nicht alles in einem System landen. Ein guter Stack hat wenige, klar abgegrenzte Werkzeuge mit einer eindeutigen Quelle je Datenart.
Schritt 5: Umzug planen
Wer ablöst, muss umziehen. Plane dafür:
- Reihenfolge: Zuerst die Werkzeuge mit der kürzesten Kündigungsfrist oder den höchsten Kosten.
- Überlappung: Für einige Wochen laufen altes und neues Werkzeug parallel. Diese doppelten Kosten gehören in die Rechnung.
- Datenqualität: Dubletten und Altlasten vor dem Umzug bereinigen, nicht danach.
- Einwilligungen: Bei Kontaktdaten müssen Abmeldungen und Einwilligungen mitwandern.
- Schulung: Kurz zeigen, wo was jetzt liegt.
Wie sorgfältig ein Umzug laufen kann, zeigt ein Beispiel: Eine Galerie hat 5.992 Kontakte in ein neues System übernommen und dabei alle 1.594 Abmeldungen erhalten.
Checkliste zum Mitnehmen
- Kontoauszüge der letzten zwölf Monate nach Software-Abos durchsuchen
- Für jedes Werkzeug Kosten, aktive Nutzer, Daten und Kündigungsfrist notieren
- Lizenzen ausgeschiedener Personen sofort kündigen
- Werkzeuge nach Aufgabe gruppieren und Doppelungen markieren
- Für jede Datenart eine führende Quelle festlegen
- Jedes Werkzeug als behalten, verbinden oder ablösen einstufen
- Umzugsreihenfolge nach Fristen und Kosten planen
- Überlappungskosten in die Rechnung aufnehmen
- Die Inventur einmal im Jahr wiederholen
Bei SoloSuite steht dieser Stack-Check am Anfang jeder Einrichtung. Was dabei an Kosten wegfällt, fließt in die Gesamtrechnung ein.
Beispiele entdecken, einen begleiteten Umzug planen oder Kosten vergleichen.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich meinen Software-Stack prüfen?
Einmal im Jahr reicht meist, idealerweise vor den großen Verlängerungsterminen. Zusätzlich lohnt ein Blick, wenn jemand das Unternehmen verlässt.
Was mache ich mit Jahresverträgen, die noch laufen?
Notiere die Kündigungsfrist und plane den Umzug so, dass er rechtzeitig fertig ist. Bis dahin kann das Werkzeug weiterlaufen oder mit dem neuen verbunden werden.
Muss am Ende alles in einem System liegen?
Nein. Wichtiger ist, dass es je Datenart eine führende Quelle gibt und Werkzeuge verbunden sind, statt Daten von Hand zu übertragen.