In vielen kleinen Unternehmen ist "die IT" die Person, die sich am besten mit Computern auskennt. Sie richtet neue Laptops ein, setzt Passwörter zurück und hofft, dass das Backup funktioniert. Das geht lange gut, bis jemand das Unternehmen verlässt und niemand weiß, auf welche Konten diese Person Zugriff hatte. Dieser Artikel zeigt, was eine betreute IT abdeckt und worauf du achten solltest, wenn auch KI-Agenten mitarbeiten.
Was eine betreute IT abdeckt
Bei SoloSuite übernehmen wir die Rolle eines externen IT-Administrators. Das umfasst:
- Konten: Anlegen, Anpassen und Sperren von Zugängen
- Anmeldung: Zwei-Faktor-Authentifizierung und Single Sign-on, also eine Anmeldung für viele Programme
- Updates: Sicherheits- und Funktionsupdates der betreuten Systeme
- Backups: Tägliche Sicherungen an einem getrennten Ort und eine geprobte Wiederherstellung
- Überwachung: Laufen die Systeme, sind Zertifikate gültig, ist genug Speicher da?
- Ansprechpartner: Eine feste Person, die deine Umgebung kennt
Jeder Kunde bekommt eine eigene Umgebung auf Servern in Deutschland. Daten verschiedener Kunden liegen nicht gemeinsam.
Onboarding und Offboarding
Der heikelste Moment für die Sicherheit ist nicht der Angriff von außen, sondern der Wechsel im Team.
Beim Eintritt bekommt eine neue Person die Konten, die sie für ihre Aufgabe braucht, mit Zwei-Faktor-Anmeldung von Anfang an. Mit Single Sign-on ist das ein Konto statt zehn.
Beim Austritt werden alle Zugänge am letzten Arbeitstag gesperrt. Mit zentraler Anmeldung reicht dafür ein Schritt. Ohne sie musst du dich durch jedes Programm einzeln arbeiten und hoffen, keines zu vergessen. Daten der Person werden vorher übergeben, damit nichts verloren geht.
Zwei-Faktor-Anmeldung und Single Sign-on
Ein Passwort allein ist zu wenig. Mit einem zweiten Faktor, etwa einem Code aus einer App, reicht ein gestohlenes Passwort nicht mehr für den Zugang.
Single Sign-on macht das alltagstauglich. Statt sich in jedes Programm einzeln mit zweitem Faktor einzuloggen, meldet man sich einmal an. Das senkt die Versuchung, Passwörter mehrfach zu verwenden oder auf Zetteln zu notieren.
Backups, die man auch zurückspielen kann
Ein Backup ist nur so gut wie die Wiederherstellung. Deshalb gehören zwei Dinge zusammen: tägliche Sicherungen an einem getrennten Ort und regelmäßige Proben, ob sich daraus tatsächlich ein funktionierendes System herstellen lässt.
Frag deinen bisherigen Dienstleister ruhig, wann die letzte Wiederherstellung geprobt wurde. Wenn die Antwort zögerlich kommt, weißt du, wo du anfangen solltest.
Regeln für KI-Agenten
Wenn Agenten mitarbeiten, gelten für sie dieselben Grundsätze wie für Menschen, nur strenger:
Minimale Rechte. Jeder Agent bekommt ein eigenes Konto mit genau den Rechten, die seine Aufgabe braucht. Ein Agent für Terminbestätigungen sieht keine Buchhaltung.
Freigabe bei Außenwirkung. Versenden, Löschen und Veröffentlichen gibt ein Mensch frei. Der Agent bereitet vor, die Entscheidung bleibt bei dir.
Protokoll. Jeder Schritt wird aufgezeichnet. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, was ein Agent getan hat und warum.
Gleiche Pflege. Agentenkonten werden geprüft, angepasst und gesperrt wie die Konten von Mitarbeitenden.
Checkliste: Wie steht es um deine IT?
| Frage | Ja / Nein |
|---|---|
| Gibt es eine aktuelle Liste aller Konten und wer Zugriff hat? | |
| Ist Zwei-Faktor-Anmeldung für alle wichtigen Programme aktiv? | |
| Lassen sich beim Austritt alle Zugänge in einem Schritt sperren? | |
| Laufen Backups täglich an einem getrennten Ort? | |
| Wurde die Wiederherstellung in den letzten Monaten geprobt? | |
| Werden Updates regelmäßig eingespielt? | |
| Meldet sich jemand, wenn ein System ausfällt? | |
| Gibt es eine feste Ansprechperson für IT-Fragen? | |
| Haben Agenten eigene Konten mit minimalen Rechten? |
Jedes Nein ist ein Punkt für die Liste. Nicht alles muss sofort erledigt werden, aber du solltest wissen, wo die Lücken sind.
Was das kostet
Die IT-Betreuung ist Teil des monatlichen Betreuungsbeitrags. Die Höhe richtet sich nach Umfang, also nach Zahl der Nutzer, Systeme und Agenten, und steht im Angebot. Für die Einrichtung fällt ein einmaliger Betrag ab 3.000 € je nach Aufwand an. Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.
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Häufige Fragen
Brauche ich trotzdem jemanden im Unternehmen für IT?
Eine Person, die Fragen sammelt und Freigaben erteilt, ist hilfreich. Technische Arbeit wie Konten, Updates, Backups und Überwachung übernimmt die betreute IT.
Was passiert mit den Zugängen, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
Alle Zugänge werden am letzten Arbeitstag gesperrt, mit zentraler Anmeldung in einem Schritt. Daten der Person werden vorher übergeben.
Wo liegen meine Daten?
In einer eigenen Umgebung nur für dein Unternehmen, auf Servern in Deutschland. Sie wird täglich gesichert, auch außerhalb des Servers, und die Wiederherstellung wurde auf fremder Hardware geprobt.